Secretarial Support Officer
Zeist
Part-time
minimaal 16 uur
Zo spoedig mogelijk
Het gaat om coördinerende werkzaamheden op de afdeling Recruitment bij een Financieel Dienstverlener
in Zeist. Doordat er binnen de organisatie veel vacatures zijn, de afdeling steeds meer projecten oppakt en
de afdeling bezig is met procesoptimalisatie, zoekt de afdeling er een collega bij die hen kan ondersteunen.
Omschrijving
Je komt te werken in het Support Medezeggenschap (SMZ) Team van onze opdrachtgever. De afdeling Support Medezeggenschap (SMZ) valt onder Corporate Office en zorgt voor de continuïteit van de medezeggenschap en bewaakt de good governance van de medezeggenschap.
Het SMZ is verantwoordelijk voor de gehele vergadercyclus van de medezeggenschap. Van het opstellen van vergaderdocumentatie en notuleren tot en met het bewaken van de uitvoering van genomen acties en besluiten. Daarnaast ondersteunt zij de medezeggenschap met opleidingen, communicatie, algemene adviezen en ondersteuning.
De werksfeer is prettig, ongedwongen, dynamisch en organisatiebreed door samenwerking met collega’s uit diverse landen. Je werkzaamheden zijn afwisselend en elke dag is anders.
- Je ondersteunt de SMZ teamleden met agendabeheer, het screenen van mailboxen en onderneemt daar waar nodig actie;
- Je bent de voortgangscontroleur voor lopende zaken, eerste aanspreekpunt bij afwezigheid van SMZ leden, inclusief het Teamhoofd;
- Je bent de organisator van vergaderingen, de diverse webinars en bijeenkomsten voor de hele Medezeggenschap (MZ), waarbij je soms moderator bent, en de off sites van het eigen team;
- Je bent de 1e behandelaar van binnenkomende facturen die je moet voorzien van de juiste informatie om snelle afhandeling bij Purchase to Pay (P2P – Financiële afdeling) mogelijk te maken;
- Je onderhoudt de relaties met externe locaties zodat de MZ altijd een vertrouwde plek heeft waar ze terecht kunnen als het intern niet mogelijk is;
- Je bent, samen met het Hoofd SMZ, de contingenthouder voor parkeerplaatsen op het contingent van Corporate Office;
- Je bent mede verantwoordelijk dat de administratieve processen en ondersteunende activiteiten goed worden uitgevoerd en vastgelegd.
Vaardigheden/ vereisten
- Minimaal MBO werk- en denkniveau;
- Twee jaar werkervaring in soortgelijke functie;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en jouw Engels is goed.
Kenmerken
- Je bent een verbinder met een hands-on mentaliteit, die zorgt voor het warme welkom voor de raadsleden, participanten en iemand die de SMZ ondersteunt in het ontzorgen van raadsleden;
- Je houdt van omgaan met mensen en bent graag met tien dingen tegelijk bezig;
- Daarbij ben je faciliterend, in staat om feedback te geven, enthousiast, flexibel, denkt graag mee, zoekt in oplossingen, assertief en proactief;
- Je kunt zowel samen als zelfstandig werken;
- Het makkelijk switchen tussen verschillende werkzaamheden gaat je goed af evenals het behouden van goed overzicht.
Selectieprocedure
Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur gaat uit naar kandidaten met een arbeidsbeperking en/of een chronische ziekte.
Ben je enthousiast geworden? Dan spreken wij jou graag.